Essere copywriter non significa solo scrivere. Il mio lavoro comprende analisi, organizzazione e gestione di progetti, e per fare tutto questo ho bisogno di strumenti adatti. Ecco i software per copywriter (o meglio, gli strumenti per copywriter) che utilizzo quotidianamente e che potrebbero tornarti utili.
Non importa se sei alle prime armi o se lavori da anni nel settore: avere gli strumenti giusti può davvero fare la differenza nel migliorare il tuo flusso di lavoro e la qualità del tuo output.
1. Software per scrivere
Partiamo dall’ovvio: una copywriter scrive, quindi ha bisogno di un software per scrivere.
Io uso Google Docs perché mi permette di lavorare ovunque, accedere ai miei file da qualsiasi dispositivo (ndr. sto editando questo articolo dall’iPad, sul divano, con una tazza di tè. Che bello il lavoro freelance) e collaborare in tempo reale con clienti e colleghi. Ma vanno benissimo anche Microsoft Word o Pages se come me sei una Apple-girlie.
L’importante è avere un editor di testo affidabile, che offra funzioni di formattazione, salvataggio automatico e, meglio ancora, opzioni di condivisione. Il top é se é anche sincronizzato e multipiattaforma (sto editando da iPad ma ho scritto da Mac, comoda, alla scrivania.
Occhio però, io NON uso le opzioni di condivisione con i clienti. Ogni volta che devo mandare ad un cliente una versione dei copy scarico il file in formato .docx e lo invio come allegato mail.
È una cosa che ho imparato a mie spese: il cliente deve vedere il lavoro finito, o almeno la versione intermedia completa. Non voglio che il cliente possa accedere al file di lavoro mentre ci sto lavorando.
Il mio processo creativo passa anche dal “buttare giù” appunti disordinati e caotici, ma questo il cliente non lo può sapere. Se decidesse di accedere al file mentre sto lavorando, potrebbe pensare che il mio lavoro sia mediocre quando in realtà starebbe guardando solo una versione parziale.
2. Fogli di calcolo: gestione dati e analisi
Ebbene sì, io ci soffro ogni giorno ma Excel, Google Sheets e Numbers non servono solo per fare calcoli.
Nel mio lavoro li uso per gestire dati importanti: keyword research, piani editoriali, tracciamento backlink e reportistica.
Molti pensano che scrivere sia solo un esercizio di creatività, ma la realtà è che una buona copywriter deve basarsi sui dati per prendere decisioni informate. Analizzare le performance dei contenuti, monitorare l’andamento di un sito web o organizzare un calendario editoriale in modo chiaro sono attività fondamentali.
Inoltre, almeno in teoria, con formule e filtri avanzati, puoi semplificarti la vita e velocizzare molti processi. Dico in teoria perché io non sono molto pratica di questi strumenti “avanzati”. Quando ho davvero bisogno di formule complicate chiedo aiuto alla mia collega Francesca che mi salva la vita.
3. Creazione di mappe concettuali
A volte le parole non bastano, serve visualizzare i concetti.
Per questo uso Miro, ma alcuni preferiscono Figma o anche la classica carta e penna.
Le mappe concettuali mi aiutano a strutturare contenuti complessi, organizzare idee e a pianificare la link building interna di un sito web.
Ad esempio, quando lavoro su un progetto complesso, con molte pagine interconnesse tra loro, una mappa visiva mi aiuta a mantenere una visione d’insieme e a trovare connessioni logiche tra i vari contenuti.
Questo è particolarmente utile per la SEO, dove la struttura del sito e l’organizzazione delle informazioni giocano un ruolo cruciale.
In questo modo posso essere sicura di non creare pagine orfane o vicoli ciechi perché so già come si collegheranno tra loro gli articoli prima ancora di scriverli.
Lo stesso vale per i brainstorming e le strategie di contenuto multipiattaforma.
4. Strumenti di messaggistica per collaborare
Lavorando con altri professionisti, ho bisogno di un sistema di messaggistica istantanea affidabile.
Uso Slack e Discord, a seconda dei progetti.
WhatsApp? No, grazie. So che è comodo, ma non è uno strumento di lavoro (ho fatto un video in merito, se vuoi insultarmi per questo puoi unirti agli altri nei commenti).
Non ho granché da dire a riguardo, non ho uno strumento preferito, uso quello che funziona meglio per le persone con cui collaboro. L’importante é che i messaggi rimangano ordinati e soprattutto fuori dal mio telefono personale.
5. App per prendere appunti
Ogni copywriter ha bisogno di un luogo in cui salvare idee, note e promemoria.
Per anni ho usato Google Keep, ho provato Taskade (ma la versione mobile è tablet é terribile ) e ora sto iniziando a usare Notion.
Io ci scrivo di tutto: dai post social ai prompt per ChatGPT.
Anche in questo caso per me una funzione fondamentale è che lo strumento sia sincronizzato e multipiattaforma. Se mi viene un’ idea mentre sto cucinando, non voglio dover correre al computer, se ho lasciato il telefono in bagno, non voglio dovermi alzare per recuperare un appunto.
6. ChatGPT: un alleato, non un nemico
Lo ripeto fino alla noia: l’intelligenza artificiale non ruba il lavoro ai copywriter, è solo un altro strumento da integrare. ChatGPT mi aiuta in diverse fasi del lavoro, ma con una regola fondamentale: essere trasparente.
Se uso l’AI per un contenuto, lo dico chiaramente. Nessun inganno per i clienti. In particolare, lo uso per generare idee, velocizzare la scrittura di bozze e migliorare testi già esistenti.
Ma è importante ricordare che l’AI non sostituisce la creatività umana: va guidata, rivista e ottimizzata per ottenere contenuti di qualità. Se impari a usarla nel modo giusto, può diventare un valido supporto senza compromettere l’autenticità del tuo lavoro.
Tipo, per questo articolo ho segnato degli appunti su Notion e poi li ho buttati su ChatGPT per la scrittura. Non c’è niente di male a farlo, l’importante è essere oneste.
7. Software di project management
Tra i vari strumenti per copywriter, quelli di gestione progetti sono fondamentali.
Ho usato Asana, Trello e Jira, e ora sto valutando Notion per i miei progetti personali. Alla fine, tutti servono a tenere traccia di task e scadenze.
Detto questo, faccio coming out come la boomer che sono: per la mia pianificazione settimanale preferisco ancora carta e penna.
Uso un’agenda settimanale in formato A4, pagata 4€ da FlyingTiger (not sponsored, per ora. Hey, signor Tiger, in fondo alla pagina trovi i miei contatti).
Ormai sono tre anni che la ricompro miglior investimento dell’anno. Anni fa ho scaricato un template dal web e per un periodo mi stampavo le pagine da sola. Spoiler: costa meno soldi e impegno comprarla già fatta.
Non servono software a prezzi folli per lavorare come copywriter
Questi sono i miei strumenti per copywriter preferiti. Non esiste il software perfetto, ma solo quello più adatto alle tue esigenze. L’importante è trovare il mix giusto per lavorare meglio e con più organizzazione.